Инструкция Администратора проекта

Версия 3

Москва

2021

Содержание

Версии документа

Сокращения и обозначения

1. Сопровождение проектов по бизнес-интеграции и консалтингу

2. Сопровождение тендеров

3. Сопровождение партнеров

4. Сопровождение кадровых процедур и политик

5. Прочие задачи

Версии документа

Сокращения и обозначения

1. подготовка, мониторинг согласования, организация подписания проектных договоров;
2. заполнение/обновление планов поступлений в разрезе договоров по информации от РП в разделе Payment Events в ИСУП Redmine;
3. подготовка, организация подписания, мониторинг согласования проектных первичных документов, отражение информации в разделе Payment Events в ИСУП Redmine;
4. сопровождение проектных договоров ГПХ/субподряда: проверка договоров, заказов и первичных документов, организация их согласования и подписания, проверка соответствия плану расходов, передача первичных документов на оплату финансовому контролеру и бухгалтерии, отражение факта подписания актов/оплаты в разделе Payment Events в ИСУП Redmine;
5. организация проектных совещаний и встреч, бронирование переговорных, ведение протоколов, контроль исполнения решений;
6. контроль своевременного отражения исполнителями статуса задач в информационной системе Jira и прочих системах Task tracking-а (если используются на проекте);
7. подготовка сводных отчетов, аналитики по проектной деятельности по запросу РП;
8. участие в ведении/обновлении ресурсного плана по запросу РП;
9. обеспечение хранения проектной и коммерческой документации в согласованной структуре;
10. организация поздравлений представителей Заказчика;
11. контроль корректного согласования и допуска работников Руководителем проектов к сверхурочной работе;
12. отражение трудозатрат по проекту ЮКБ_Outsource.

1. подготовка и согласование технико-коммерческих предложений;
2. подготовка пакета тендерной документации;
3. сопровождение тендеров на электронных торговых площадках;
4. получение доступов и аккредитация к электронным торговым площадкам.

1. подготовка, мониторинг согласования, организация подписания, перевод партнерских договоров;
2. подготовка, организация подписания, мониторинг согласования, перевод партнерских первичных документов;
3. сбор информации у партнеров по мероприятиям/обучению и пр.;
4. получение/подтверждение партнерства;
5. регистрация сделок.

1. прием от производственного персонала блока ИТ заявлений на отпуск/отгул в счет сверхурочной работы, отражение информации в учетной таблице, информирование бухгалтерии;
2. прием от производственного персонала блока ИТ больничных листов, отражение информации в учетной таблице, информирование бухгалтерии;
3. отражение информации о местных командировках/удаленной работе в учетной таблице;
4. обработка данных по выгрузке с турникетов данных посещаемости работников, сверка с учетными кадровыми таблицами;
5. адаптация работников в рамках компетенций, обеспечение канцелярией;
6. заказ карт на питание, документооборот со столовыми;
7. организация подписания/передачи кадровых документов (приказов, ДС, справок);
8. информационная поддержка работников в части кадровых процедур и политик.

1. Встреча гостей и работников, не имеющих постоянного пропуска в офис Заказчика.
2. Контроль своевременности предоставления Руководителем проекта данных для подготовки отчетности.
3. Выполнение разовых нетривиальных задач административного характера (постановка встреч по оценке персонала, организация тимбилдинга, поздравлений работников внутри проектных команд и проч.)

Приоритеты задач для Администраторов проектов определяет Линейный руководитель (Административный директор).