XWiki: Структура проектного архива в XWiki

1Введение

В документе представлена корпоративная структура хранения документации по коммерческим и пресейл проектам. Представленная верхне-уровневая структура является обязательной к использованию, подразделы могут создаваться на усмотрение пользователей.

2Проектная документация

При создании нового проекта в ИСУП X-Lance администратор проектного офиса создает страницу проекта в XWiki в пространстве соответствующего Заказчика и выдает доступ на редактирование Руководителю проекта, доступ для других участников проекта выдается по запросу Руководителя проекта. В родительском разделе с наименованием проекта Руководитель проекта совместно с сотрудниками тендерного отдела указывает ссылку на Выигрышную документацию по проекту.

Проектная документация хранится в четырех основных разделах:

• Документация от Заказчика. Примеры документов – переписка, шаблоны документов, полученные от заказчика, BRD, FSD, Отчёты, отправляемые клиенту.
• Управление проектом. Примеры документов – устав проекта, планы работ, список заинтересованных сторон, план коммуникаций, протоколы встреч, отчеты о статусе проекта, реестр рисков, проблем, открытых вопросов, запросы на изменения, запросы на ресурсы, презентации на закрытие проекта с описанием фактически полученных выгод и основных проблем, и находок в проекте, отчеты об усвоенный уроках проекта с рекомендациями, оценки работы сотрудников, поставляемые результаты проекта, итоговые документы, включенные в поставку клиенту (по акту сдачи-приемки работ).
• Техническая информация. Примеры документов – технические задания, протоколы тестирования, мануалы от поставщика ПО.
• Прочие.

По необходимости можно создавать новые разделы и подразделы.

По умолчанию, полные права доступа на проектную документацию предоставляются всем Администраторам проектов и Руководителю соответствующего проекта.

3Коммерческая документация

В раздел Заказы Администратор проекта выкладывает подписанные сканы заказов в pdf и драфты заказов в word. В карточке заказа в X-lance указывает ссылку на данный раздел в поле Договор.

В раздел Калькуляторы выкладываются калькуляторы по заказам, подготовленные в экселе или выгруженные из X-lance. В раздел оценки прикладывается вся остальная документация, связанная с подготовкой оценок для Заказчика. Деловая переписка с Заказчиком, по необходимости, прикладывается в раздел Письма. Акты и счета необходимо сохранять в раздел Акты.

По умолчанию, полные права доступа на коммерческую документацию предоставляются всем Администраторам проектов и Руководителю соответствующего проекта.

4Пресейл документация

Пресейл документация делится по разделам на каждый конкурс/тендер/пресейл. Документы по каждой подаче и переторжке хранятся в отдельных разделах. В раздел Выигрышная документация обязательно выкладывается ссылка на коммерческое, техническое предложение и прочую документация, с которой выиграли конкурс. Ссылка на этот раздел и права доступа предоставляются Руководителю коммерческого проекта (по запросу).

В разделе КД размещается закупочная документация.

По умолчанию, полные права доступа на пресейл документацию предоставляются сотрудникам тендерного отдела, по их согласованию может выдаваться доступ другим участникам проектов.